Kurze Wartezeiten können zufriedene Patienten schaffen.
Wenn Patienten zum Zahnarzt gehen, wollen sie nicht lange auf die Behandlung warten. Aufgrund verschiedener Faktoren verlängern sich Behandlungszeiten, was zu längeren Wartezeiten führen kann. Offene Sprechzeiten sind in der Regel eine häufige Ursache für Wartezeiten. Hier gibt es keine festen Termine, bedürftige Patienten können kommen, wenn sie Schmerzen haben. In der Regel können Patienten ohne Termin in die Klinik gehen. Da die Behandlungsmethoden von Patient zu Patient unterschiedlich sind, ist es nicht möglich, eine einheitliche Zeitspanne festzulegen. Die Behandlung dauert manchmal länger als erwartet. Gerade während der Sprechstunde wird meist nur deutlich, wie viel Zeit der Patient wirklich benötigt. Wenn der Zeitpunkt einer angemessenen Behandlung richtig terminiert ist, wird ein genauerer und effektiverer Plan entwickelt. Sobald die genaue Dauer festgelegt ist, werden Termine genauer vereinbart, wodurch man lange Wartezeiten vermeidet. Um die Wartezeit aller Patienten möglichst zu verkürzen, baut das Anmeldeteam nach jedem Termin ein kleiner Puffer ein. Dieser Puffer ist wichtig, um ungeplante und spontane Eingriffe in kurzer Zeit durchzuführen. Zahnärzte, die kürzere Wartezeiten haben, stecken in der Regel viel Energie in Analyse, Planung und Mitarbeiterkommunikation. Während eines Messvorgangs bestimmt man die Dauer der individuellen Behandlung. Erst man weiß, wie lange die verschiedenen Behandlungsarten dauern, kann der Zahnarzt genaue Absprachen treffen. Wird die Behandlungszeit länger als die geplante Zeit ist, planen die ZFAs außerdem für jeden Termin einen kleinen Puffer ein. Durch das Zeitintervall berücksichtigt man auch Notfallsituationen. Schließlich setzen alle Mitarbeiter das entwickelte Terminsystem konsequent um. Viele Zahnkliniken mit kurzer oder keiner Wartezeit basieren auf Terminen oder Praxisterminen. Man ruft den Patienten zu einem bestimmten Termin in die Klinik und behandelt ihn in der Regel sofort oder wenige Minuten später. Pünktlichkeit des Patienten ist hierfür die Grundvoraussetzung. Bei der Terminvergabe wird die Lücke zwischen Notfallsituationen und Schmerzpatienten berücksichtigt.